عوامل مؤثر بر افزایش بهره وری
پرکوپنکو دسته‌بندی عوامل مؤثر بر بهره وری یک سازمان را به صورت زیر ارائه داده است(ابطحی، ۱۳۸۰):
۲-۲۶-۱- عوامل خارجی یا غیرقابل‌کنترل یا عوامل برون‌سازمانی
به عواملی اطلاق می‌شود که از خارج بر سازمان اثر می‌گذارند و تحت اختیار افراد و مدیران درون سازمان نیستند. یعنی مدیریت تشکیلات قادر نیست در کوتاه مدت آن ها را تحت کنترل در آورد و یا بر آن ها تأثیر گذارد. لاجرم سازمان باید خود را با تغییرات آن ها منطبق سازد. مانند قوانین و مقررات ملی، سیاست‌های بین‌المللی، آیین‌نامه‌ها و قوانین مالیاتی، عوامل و روابط اقتصادی – سیاسی – اجتماعی و … که با توجه به ارتباط نداشتن آن ها با موضوع بحث نمی‌کنیم(همان، ۱۳۸۰).
۲-۲۶-۲-عوامل داخلی یا قابل‌کنترل یا عوامل درون سازمانی
این عوامل تحت حیطه و اختیارات افراد و مدیران داخل سازمان است که با تعمق و مدیریت صحیح می‌توانند با بهره وری بالا به کار گرفته شوند. این عوامل را می‌توان به شرح ذیل تقسیم‌بندی کرد(ابطحی، ۱۳۸۰):
۲-۲۶-۲-۱- عوامل سخت‌افزاری
مانند ماشین‌آلات و تجهیزات، فناوری، مواد اولیه- انرژی، ابزار- منابع مالی سرمایه، زمین.
۲-۲۶-۲-۲- عوامل نرم‌افزاری
اطلاعات، دستورالعمل‌ها،نقشه‌ها و فرمول‌ها.
۲-۲۶-۲-۳- عوامل انسان افزاری یا مغز افزاری
این عوامل به دو شاخه اصلی تقسیم می‌شود :
الف) عوامل مؤثر بر ارتقای بهره‌وری نیروی انسانی مانند :
– توان فنی و تخصصی نیروی کار و قدرت انجام کار، از قبیل علم، تجربه، تحصیلات، شخصیت، استعداد و …
– توان انگیزه و تمایل به انجام کار، از قبیل نیازهای مادی و فیزیکی، نیازهای روحی – روانی، محیط کار، برخوردهای مدیریت در قبال ایجاد انگیزش و …
ب) عوامل مؤثر بر ارتقای بهره وری مدیریت مانند :
-فلسفه و سبک مدیریت
– سازمان‌دهی، برنامه‌ریزی، هماهنگی، کنترل و …
-سیستم‌های اطلاعاتی مدیریتی
عوامل سخت‌افزاری
گروه سخت‌افزاری شامل ۴ بخش می‌شود :
الف) تولید ب) کارخانه و تجهیزات ج) فناوری د) مواد و انرژی
الف)محصول
منظور از بهره وری محصول را این‌گونه تعریف می‌کنند که محصول عرضه‌شده تا چه اندازه نیازها را تأمین می‌کند و با طراحی بهتر و مشخصات بهتر محصول است که می‌توان ارزش مصرف را بالا برد مبلغی که مصرف‌کننده برای محصولی باکیفیت مشخص پرداخت می‌کند .برای افزایش بهره وری باید تلاش کرد که محصول را در مکان درست، زمان درست و قیمت مناسب عرضه نمود که رعایت اصول باعث صرفه‌جویی در مقیاس خواهد شد.
ب) کارخانه و تجهیزات
با رعایت نکاتی می‌تواند نقش مهمی را در افزایش بهره وری داشته باشد
– تعمیرات خوب و به موقع
– بهره وری از کارخانه و تجهیزات آن در شرایط مطلوب
– افزایش ظرفیت کارخانه با حذف کمبودها و اقدامات اصلاحی
– کاهش زمان مرده و استفاده بهینه از ظرفیت ماشین‌آلات و تجهیزات.
ج) تکنولوژی
یکی از مهم‌ترین ابزارهای دستیابی به افزایش بهره‌وری، نوآوری تکنولوژی است. تکنولوژی غالباً طراحی فرایند تولید، تحقیق و توسعه، آموزش، جنگ با کهنگی و فرسودگی است.
د) مواد و انرژی
باکمی دقت و صرفه‌جویی در مصرف مواد به نتایجی باورنکردنی در بهره وری دست می‌یابیم، که این مواد شامل مواد خام مستقیم و غیرمستقیم است. در این رابطه باید انتخاب مواد اولیه به طور مناسب صورت گیر د. فرایند تولید کنترل شود. استفاده از ضایعات، پسمانده‌ها نیز کنترل گردد. بالا بردن کیفیت مواد اولیه با بهره گرفتن از فرایندهای آماده سازی، بهبود بخشیدن مدیریت انبار و جلوگیری از نگهداری مازاد در انبار و افزایش منابع عرضه باید در نظر گرفته شود و کنترل گردد.
گروه نرم‌افزار
شامل موارد زیر می‌باشد :
۱- افراد ۲- سازمان و سیستم ۳- روش‌های کار ۴- شیوه مدیریت
افراد
عامل اصلی تکنولوژی و افزایش بهره وری افراد و انسان‌ها هستند که به صورت کارگر، مهندس، مدیر و … انجام وظیفه می‌نمایند و دارای ۲ جنبه کاربردی و سودمندی هستند، وجهی که انسان‌ها می‌توانند خود را با کار تطبیق دهند جنبه کاربردی است. ممکن است افراد کار خود را انجام دهند ولی انگیزه‌ای برای کار نداشته باشند و ممکن است کار خود را انجام دهند و از انجام آن کار راضی باشند. کارگران موفق باید تشویق شوند و پاداش گیرند و باید برای افراد موقعیتی را ف راهم آورد که در آن ها ایجاد انگیزه کند. مطالعات انجام‌شده در خصوص شرکت‌ها و سازمان‌هایی که سرمایه‌گذاری نسبتاً سنگینی بر روی توسعه نیروی کار خود داده‌اند نکات قابل‌توجهی را در بر دارد. اصلی‌ترین این نکات به طور خلاصه در زیر آمده است :
– سرمایه‌گذاری روی افراد می‌تواند کمک بزرگی به بهره وری باشد مشروط بر اینکه با دقت برنامه‌ریزی شود و به نیازهای کسب‌وکار مربوط باشد.
-بهره‌وری در موقعیت‌های متفاوت معانی گوناگونی دارد و بهره وری مرتبط با توسعه منابع انسانی (HRD[1]) را می‌توان از راه‌های گوناگونی به دست آورد. در برخی نمونه‌ها روش سنتی برای افزایش بهره‌وری را به کار می‌برند. مثلاً تمرکز بر روی کارگاهی و استفاده از آموزش و کارآموزی برای نیل به بهبودهایی در بهره‌وری که به راحتی می‌توانند کمی شود، اندازه‌گیری می‌شود. در اینجا بهره وری معنایی ورای افزایش کارایی دارد یعنی به معنای افزودن ارزش افراد و تضمین رشد و رقابت سازمانی از طریق نیروی کار برتر است. در نمونه دیگری از شرکت‌ها، بهره‌وری در هر سطحی درباره انعطاف‌پذیری، همکاری تیمی، کیفیت، تعهد و اطمینان از وجود افرادی تربیت‌شده در سطح بالا است
– برای موفقیت توسعه منابع انسانی این امر باید با دامنه‌ای از دیگر سیاست‌گذاری‌ها و تجربه‌های منابع انسانی همراه باشد و زیر یک چتر یک راهبرد کلی منابع انسانی قرار گیرد که با نیازهای کسب‌وکار همسو است. به عنوان نمونه در چند شرکت مورد بررسی، توسعه نیروی کار بخشی از یک راهبُرد وسیع تر نیروی انسانی بود و به وضوح مشاهده شد که چگونه فقط بر آموزش و کارآموزی تأکید نگردید بلکه دیگر روندهای منابع انسانی، استخدام دوباره،ایجاد تیمها و آموزش نیروی انسانی بر روی بهره وری تأثیر دارد.
-وظیفه اصلی هر مدیری توسعه منابع انسانی است چرا که مدیران مسؤل محل کار خویش هستند. متخصص آموزش کارکنان می‌تواند به عنوان یک تسهیل‌کننده، عمل کند و همانند کاتالیزور تجارب را تا آنجا که لازم است ارائه نماید. اما مدیر مستقیماً مسؤل عمل در محل کار است و بنابراین این مدیر است که باید مستقیماً مسؤل بهترین نحوه به‌کارگیری تمام منابع از جمله منابع انسانی باشد که عملکرد را ممکن می‌سازد.
– مدیران کانون معنی‌دارترین و بااراده‌ترین تجارب کاری همکاران خویش هستند. بنابراین مدیر است که می‌تواند تصمیم بگیرد که چگونه این تجارب کاری را در راهی به کار ببرد که به کارکنان کمک کند تا در طیف وسیع تری از وظایف شغلی و موقعیت‌ها، ماهرتر،منعطف تر و دارای دانش بیشتر باشند و بتوانند عملکرد خود را به کار مستمر بهبود بخشند و قابلیت‌های خود را افزایش دهند.
-بهره وری بهترین استفاده از تمام منابع برای به دست آوردن حداکثر ارزش افزوده از آن ها است. تمرکز روی خروجی تولید است آن هم روی خروجی در تمامی سطوح و در تمام سازمان، در تمام واحدهای کسب‌وکار. در تمام تیم ها و در همه افراد. بنابراین توسعه منابع انسانی باید در تمام این سطوح عمل کند. به این ترتیب ما به یک تعریف از توسعه منابع(HRD) می‌رسیم :
توسعه منابع انسانی به معنای ذخیره مهارتی و سازمان‌دهی و تجربه‌های یادگیری اهداف کسب‌وکار است که می‌تواند محقق شود تا از طریق به‌کارگیری مهارت‌ها، دانش، رقابت، قدرت یادگیری و علاقه افراد در تمامی سطوح، رشد مستمر سازمانی به همراه رشد مستمر افراد نیروی کار به وجود آید.
سازمان و سیستم
سازمان باید در جهت رسیدن به اهدافش برنامه‌ریزی کند. از مهم‌ترین دلایل بهره وری اندک، مقاومت و عدم انعطاف سازمان است که حاضر به پذیرش هیچ‌گونه تغییراتی در جهت بهبود توانایی‌های نیروی کار، پذیرش فنّاوری و نظایر آن نمی‌باشد.
شیوه مدیریت : مدیریت یکی از مهم‌ترین ابزارها برای افزایش بهره وری است. زیرا مدیریت مسؤل استفاده از تمام منابع در بنگاه خویش می‌باشد. سودمندی مدیریت به، چه وقت، کجا، چگونه و برای چه کسی مربوط می‌شود. دو دامنه اثربخشی عملکرد و کارایی عملکرد برای نشان دادن موفقیت یک مدیر در تلاش برای بهره‌وری بیشتر به صورت زیر نمایش داده شده است.
روش‌های کار
جابجایی و جانشینی نیروی کار، ابزاری که به کار گرفته می‌شود، محل‌هایی که برای تولید انتخاب می‌شود، موادی که به کار می‌رود، ماشین‌هایی که به کار گرفته می‌شود و غیره، همه روش‌های کار هستند(خاکی،۱۳۷۷).
روش‌های مدیریت
عوامل خارجی مؤثر در بهره وری بنگاه در سه گروه قابل تقسیم‌بندی است:
گروه اول: عوامل ساختاری
گروه دوم: منابع طبیعی
گروه سوم: دولت و عامل زیربنایی
عوامل ساختاری
۱)تغییرات اقتصادی ۲) تغییرات جمعیتی و اجتماعی
منابع طبیعی
۱)نیروی انسانی ۲) زمین
۳) سوخت ۴)مواد خام
دولت و زیربنا
- مکانیزم های نهادی ۲) سیاست‌ها و راهبردها ۳) مؤسسات عمومی ۴) زیرساخت‌ها
۲-۲۷- موانع و مشکلات محیطی بهبود بهره وری
این موانع در کلیه فعالیت‌های بخش عمومی مشترک می‌باشد و نشأت‌گرفته از ماهیت فعالیت‌های بخش عمومی است. از جمله این موانع به موارد زیر می‌توان اشاره کرد:
۱- محافظه کاری مفرط و گرایش به حفظ وضع موجود
۲- وجود فشارهای سیاسی تأثیرگذار بر تصمیم‌گیری
۳- کم اهمیت بودن موضوع بهره‌وری در مقابل علایق سیاسی
۴- عدم وجود فشارهای رقابتی انحصاری بودن
۵-عمل زدگی و سطحی‌نگری
۶-نگرش کوتاه مدت مدیران نسبت به مسائل به دلیل عمر کوتاه آن ها
۷-کم حوصلگی افراد در مقابل تغییرات عملیاتی
۸-وجود قوانین و مقررات محدودکننده
۹-محدودیت منابع دولتی
۲-۲۸- موانع و مشکلات سازمانی بهبود بهره‌وری
موانعی که با درجات متفاوت در اغلب سازمان‌های بخش عمومی وجود دارد و میزان تأثیرگذاری آن ها در بهره وری از سازمانی به سازمان دیگر فرق می‌کند. مسبب اصلی این موانع عوامل درون سازمانی بوده که تحت کنترل مدیران می‌باشد. از جمله این موانع می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
۱- فقدان سیستم مناسب ارزیابی عملکرد
۲- نبود نظام پاسخگویی
۳-عدم وجود سیستم حسابرسی هزینه
۴- کمبود کارکنان تحلیلگر
۵-فرایند پیچیده بوروکراسی
۶- فقدان سیستم مناسب پاداش
۷-مبهم بودن اهداف
۸- فقدان فضای مناسب برای ترویج اطلاعات
۹- کمبود فعالیت‌های تحقیق و توسعه
۱۰- محدودیت برنامه‌های انگیزشی مادی
۱۱- تمرکزگرایی در تصمیم‌گیری و اجرا
۱۲- وجود مقاومت در برابر نظارت
۱۳- پایین بودن امنیت شغلی
۱۴-نیاز به سرمایه‌گذاری اولیه زیاد برای فعالیت‌های بهبود بهره‌وری
[۱] . Human Resource Development
