انواع حافظه سازمانی
در ویژگی ها و سیکل های عنوان شده یادگیری سازمانی، حافظه سازمانی از مفاهیم بسیار مصطلح این حوزه است. حافظه سازمانی در حقیقت قابلیت سازمان جهت ذخیره کردن دانش می باشد. لذا در این قسمت به مفهوم حافظه سازمانی، تعاریفی که در این زمینه وجود دارد و در نهایت بیان یک تعریف کاربردی پرداخته می شود. تقسیم بندی های گوناگونی در مورد حافظه سازمانی وجود دارد که در اینجا به ذکر سه نوع مختلف از این تقسیم بندی ها پرداخته می شود: (ارگریس و شون ۱۹۷۸، ۱۶۰، دیکسون ۱۹۹۲، ۴۳، پازک ۱۹۸۹، ۶۳-۶۸).
- حافظه پنهان و آشکار سازمان
- حافظه سازمانی داخلی و خارجی
- حافظه سازمانی مستقیم و غیر مستقیم
حافظه پنهان سازمان
مربوط است به دانشی که عمدتا در ذهن کارکنان سازمان وجود دارد. حافظه ضمنی انواع مختلفی می تواند داشته باشد از جمله فرهنگ های موجود در سازمان تا دستورالعمل ها و روش های عملیاتی.
حافظه آشکار سازمان
مربوط است به دانشی که مستقل از افراد سازمان بوده و به صورت رسمی نگهداری می شود از جمله انواع گزارشات، مستندات، سیستم های هوشمند و نرم افزارهای اطلاعاتی.
حافظه داخلی سازمان.
دانشی است که سازمان در درون خودش چه به صورت فیزیکی و مستند و چه به صورت غیر مستند (و فقط در ذهن کارکنانش) نگهداری می کند.
حافظه خارجی سازمان
تمام دانشی است که از خارج از سازمان وارد شده و سپس در بانک های اطلاعاتی، مستندات و یا در ذهن کارکنان سازمان جای می گیرد.
حافظه مستقیم
منظور دانشی واقعی است که فقط شامل دانش تک تک افراد سازمان می شود.
حافظه غیر مستقیم
منظور دانش بالقوه ای است که هم شامل دانش فردی افراد و هم شامل دانش محیطی می شود.
۲-۲- مدل سازی حافظه سازمانی
ایده ساده و اولیه درباره حافظه سازمانی این است که آن را به عنوان مجموع های از حافظ ههای انسانی کلیه کارکنان یک سازمان در نظر بگیریم. مشخص است که چنین مدلی فاقد اطلاعات متعلق به خود سازمان و اطلاعاتی که کارکنان به حفظ آن در حافظه شخصی شان علاقه ای ندارند اما برای سازمان مفید هستند، می باشد. حتی بدتر آنکه پایداری چنین حافظه ای به علت احتمال ترک سازمان از طرف کارکنان بسیار مشکوک و مورد تردید خواهد بود. به همین دلیل بسط و تکمیل این مدل ضروری است. به این خاطر (Pautzke) پوتزکی مدل لایه بندی شده ای از دانش دردسترس و غیرقابل دسترسی در یک سازمان را ارائه نمود(Lehner & Maier , 2000). این مدل در نمودار ۲-۴ نشان داده شده است.
نمودار ۲-۳- مدل دان سازمانی پوتزکی(Lehner & Maier , 2000)
همانگونه که در نمودار ۲-۵ مشاهده می شود دو لایه اولیه از سمت داخل شامل اطلاعاتی هستند که برای – کلیه اعضا سازمان به اشتراک گذاشته شده اند و یا در کل سازمان قابل دسترسی می باشند. در این مدل نقش حافظه سازمانی گسترش این دولایه و افزایش دانش به اشتراک گذاشته شده و یا قابل دسترسی برای اعضا یک سازمان می باشد. در لایه سوم از این مدل دانشی قرار دارد که متعلق به افراد بوده و برای سازمان قابل دسترسی نمی باشد. بخش دیگری از وظیفه حافظه سازمانی دسترس پذیر نمودن دانش موجود در این لایه برای کل سازمان می باشد. به این منظور که (Lehner & Maier , 2000) سه رهکار پیشنهاد شده است. اول اینکه کار به خصوصی انجام نشود. یعنی اینکه کارمندان به طور طبیعی از تجربیات و دانش شخص یشان در وظایف محوله به ایشان استفاده خواهند نمود. مشکل این راه هنگامی خود را نشان می دهد که کارکنان سازمان را ترک میکنند. راه کار دوم توزیع دانش افراد بین کارمندان دیگر از طریق مباحثه و گفتگو است. در این مورد فرض بر این است که کارکنان خواستار به اشتراک گذاری دانش خود هستند. راه کار سوم نیز عبارت است از رسمی سازی دانش. یعنی اینکه کارکنان هنگام ارائه نتایج کاری خود دانش مربوطه را نیز ضمیمه نمایند. این روش به علت اینکه برخی از انواع دانش قابلیت فرمال شدن را ندارند دارای محدودیت است. در بین این سه راه کار، استراتژی دوم امیدوارکننده تر است اما مشکل آن رعایت محرمانگی و پوشیده ماندن اطلاعات است.
درسال ۱۹۹۱ والش و انگسون (Walsh & Ungson) مدلی برای حافظه سازمانی ارائه کردند (Walsh and Ungson, 1991) که در آن جایگاه هایی برای ذخیره حافظه سازمانی در نظر گرفته شده است. این جایگاه ها که ساختار یک حافظه سازمانی را تشکیل می دهند و در نمودار ۲-۱۰ نیز نشان داده شده اند عبارتند از: افراد (حافظه کارکنان در باره فعالیت ها و رخدادها کاری ایشان)، تمدن پیشینه سازمانی و چگونگی انتقال تجربیات در آن)، روش های دگرگونی و تبدیل سازمانی ٢ (روتینها و فرایندهای تبدیل یک ورودی به خروجی)، ساختار سازمانی (قواعد و قوانین)، محیط یا بوم شناسی سازمانی ٣ (ترکیب فیزیکی و نظم و ترتیب محل کار) و منابع و آرشیوهای خارج سازمان بیرونی شامل داده ها و اطلاعاتی درباره سازمان که در آرشیوهای خود سازمان موجود نمی باشند (مانند اطلاعات کسب شده از رقابت ها، دولت، آژانسهای بازاریابی، رسانه های عمومی و … ).
نمودار ۲-۴- مدل حافظه سازمانی والش و انگسون
همانگونه که در نمودار ۲-۶ نیز مشاهده می شود این مدل برای پشتیبانی از فعالیتهای تصمیم گیری سازمانی کاربرد داشته و هدف آن ارتباط دادن موقعیتهای گذشته و حال به منظور تکمیل فرایندهای تصمیم گیری است.
چهار سال بعد در سال ۱۹۹۵ برایت کمیل این مدل اشتاین و زواس (Stein & Zwass) «سیستم های اطلاعاتی» را به آن اضافه کرند.
در سال ۱۹۹۸ واتسون (Watson, 1998) حافظ سازمانی را به عنوان یک نهاد فناوری تعریف نمود که وظایف آن بسیار شبیه به عملیت مدیریت داده است. ا نظر واستون دو سوال اساسی مطرح است: یکی اینکه داده ها کجا و چطور ذخیره شده اند و دیگر اینکه چگونه می توان به داده ها دسترسی پیدا کرد. مولفه های مدل واتسون در نمودار ۲-۷ نشان داده شده اند.
نمودار ۲-۵- مدل حافظه سازمانی واتوسون(Watson, 1998)
۲-۳- پیاده سازی حافظه سازمانی
بزرگترین منفعت ایجاد یک حافظه سازمانی در انجام وظائف پیچیده، مشکل و مهم خود را نشان می دهد. جهت انجام چنین وظائفی knowledge task نامیده می شوند افراد خبره نیاز به مهارت و همچنین کسب، ایجاد، دسته بندی و استفاده از دانش موجود در سازمان دارند. حافظه سازمانی با فراهم کردن اطلاعات و دانش لازم به انجام چنین وظائفی کمک می کند. در چنین مواردی توزیع فعالانه دانش باید مستقل از درخواست کاربر بوده و بطور خودکار دانش لازم برای انجام وظیفه در دست اقدام را فراهم نماید. جهت ساخت یک حافظه سازمانی موثر و توسعه و نگهداری آن ابتدا باید با ساختار حاکم بر سازمان و فرایندهای تجاری موجود در آن آشنا بوده و جریان اطلاعات را ب هگونه ای در نظر گرفت که با قدمهای کاری روزانه هماهنگ باشد.
در مرحله بعد باید از گم شدن یا پراکندگی منابع مختلف دانش جلوگیری نموده و قابلیت دسترسی به تمامی انواع دانش را از طریق ایجاد یک انباره اطلاعاتی خوش ساخت و مرکزی فراهم نمود. چرخه حیات یک حافظه سازمانی ساخت یافته که خود یک چرخه توسعه و تکرار تدریجی است می تواند مطابق شکل ۲-۱۲ و شامل ۷ مرحله در نظر گرفته شود:
- مشخص سازی نیازمندیها (اهداف، ملزومات و محدودیتها)
سیستم حافظه سازمانی نسبت به روش های تکنیکی و جمعی دیگر امکان ذخیره و بازیافت هرچه بهتر اطلاعات را برای شک لگیری یک حافظه مشترک از دانش موجود در سازمان فراهم می آورد. اما برای ایجاد چنین سیستمی باید شناخت خوبی از نوع عملکرد و رفتار یک سازمان داشته باشیم. به عبارت دیگر از آنجائیکه حافظه سازمانی در محیط یک سازمان و جهت کمک به عملکرد هرچه بهتر آن ایجاد می گردد شناخت اهداف سازمان، انتظارات موجود از پیاده سازی چنین سیستمی و محدودیتهای موجود نقش مهم و حساسی در مشخص شدن چارچوب عملکردی آن پیدا می کنند.
- اکتساب دانش
دانش مورد نیاز جهت انجام مراحل کاری در منابع مختلفی مانند مستندات الکترونیکی، پایگاه های داده، نامه های الکترونیکی و یا یادداشتهای شخصی کارکنان پراکنده است. اساسی ترین نیاز در هنگام ایجاد یک سیستم حافظه سازمانی جلوگیری از گمشدگی این دانش و بهبود دسترسی پذیری انواع دانش سازمانی است(Kuhn and Abecker, 1997).
به منظور جمع آوری انواع دانشی که در طول زمان در یک سازمان ایجاد می شوند باید یک استراتژی موثر وجود داشته باشد. پس از آن باید ملاکهای مشخص و تعریف شد های برای تصمیم گیری در این باره که آیا این اطلاعات برای سازمان با ارزش هستند یا خیر، وجود داشته باشند. جمع آوری اطلاعات می تواند به دو صورت فعالانه یا انفعالی صورت گیرد(Wiig and Hoog, 1997)
در روش جمع آوری فعالانه دانش یک تیم در سازمان بطور پیوسته در کار جمع آوری و ذخیر هسازی درسها و تجارب جدید آموخته شده هستند. ملاکهای تشخیص ارزش این اطلاعات نیز توسط همین گروه کاری اعمال میشوند. این روش همچنین همراه است با توزیع فعالانه دانش یعنی سیستم حافظه سازمانی کارمندان سازمان را از وجود دانشهای جدیدی که ممکن است به آنان و فعالیت در دست اقدامشان مربوط باشد مطلع می سازد.
در روش جمع آوری انفعالی دانش هر کارمندی خود باید ارزش تجارب آموخته و اطلاعات بدست آورده از فعالیتهای کاری خود را ارزیابی نموده و درباره اینکه آیا این اطلاعات باید به حافظه سازمانی افزوده شوند یا خیر تصمیم گیری نماید. در این روش بازیابی اطلاعات نیز منفعلانه صورت می گیرد به این معنی که کارمندان سازمان خود باید به حافظه سازمانی مراجعه نمایند تا از وجود اطلاعات جدید باخبر شوند.
افزودن درسهای آموخته شده از طرف کارکنان به حافظه سازمانی باید راحت و ساده و همراه با سیاستهای مشوقانه باشد. به عبارتی کارکنان سازمان باید انگیزه و محرک لازم برای ثبت مشاهدات، تجربیات و روشها و روندهای موفقیت آمیز انجام کار خود را در حافظه سازمانی داشته باشند.
[۱]Organizational Memory
[۲]Implicit & Explicit Organizational Memory
[۳]Internal &External Organizational Memory
[۴]Available & Indirectly Available Organizational Memory
[۵] Institutionalize
[۶] accessibility
[۷] repository
[۸] actively
[۹] passively
