گفتار اول :ثبت الکترونیکی اسناددرسازمان ثبت اسنادواملاک

درقرن حاضرروش جدیداداره حکومت ها مبتنی براستقرار دولت الکترونیک می باشد[۱].لذا همانطورکه قبلااشاره شدازجمله اقداماتی که دراین زمینه توسط قانونگذاران ومسولین محترم کشورعزیزمان صورت گرفت تصویب قانون برنامه پنجم توسعه کشوروقانون ارتقاءسلامت اداری است .لذا به موجب قوانین فوق الذکرتکالیفی نیزبرعهده سازمان ثبت اسنادواملاک قرار گرفت.

ازآنجائیکه پیشرفت مثل هرامری ازمبدابایدآغازشوداین سازمان کهن وحاکمیتی بامدنظرقراردادن اینکه تحولات اقتصادی واجتماعی نظام نوین تولیدثروت قرن جدیدنیازبه برنامه ریزی وتدبیرواصلاح قوانین قدیمی پالایش وتصویب قوانین جدیددارددرصددبرآمدندکه بابه کارگیری شیوه های نوین واستفاده ازفضای مجازی واینترنت سرمایه های مادی ومعنوی مردم راکه باسعی وتلاش به دست آمده به سمت وجهتی هدایت نمایندکه امنیت مالکیت درجامعه تضمین گردد.حرکت به سمت فناوری های نوین وافزایش آگاهی عمومی نسبت به ارزش خدمات ثبتی باعث افزایش ثبت رسمی وکاهش مشکلات ناشی ازآن می شود.[۲]

تسهیل وشفاف سازی خدمات ثبتی ‚یکنواخت شدن روندثبت اسناد‚شفاف سازی فعالیت دفاتراسنادرسمی وسرعت درپاسخ گوئی به نیازهای مردم ‚ارتقاءسلامت اداری وتکریم ارباب رجوع ‚تقویت نظارت دقیق وموثر برعملکردواحدهای ثبتی ودفاتراسنادرسمی ‚شفاف سازی ‚ارتقاءکمی وکیفی خدمات توام بامکانیزه سازی روش های خدمات رسانی ازجمله اهداف والای این طرح ملی است.غافله مدرن جریان داردولحظه به لحظه شتاب بیشتری می گیرد‚جامعه مدرن منفعت رادرمنافع جامعه می داند.

مراجعات فراوان مردم باعث تحمیل هزینه های فراوان به دستگاه های اداری کشور می گرددکه سلامت اداری راموردتحدیدقرارمی دهد.باتوجه به تعداداندک کارمندان به نسبت مراجعین وعدم امکان پاسخ گوئی ‚افراددرصددبر می آمدندتا ازراه کارهای غیرمشروع کارخودراپی گیری کنند.وشبکه دلالی به وجود می آمدکه طبیعتا مفاسدومشکلاتی نظیرجعل رابه همراه داشت . ازاین روبا بازخوانی رویه اداری درتمام بخش ها اقدامات فراوانی پایه ریزی گردیدتا ارائه خدمات به نحوغیرحضوری ساماندهی شده ومراجعات حضوری کاهش یابد

لذامسولین باارزیابی وآسیب شناسی که به عمل آوردندراهبردهایی رافراهم نمودندکه هدف آن ایجادتسهیل وتسریع درخدمات ثبتی وکاهش مراجعات حضوری ازطریق توسعه خدمات الکترونیکی است .[۳]

بابازخوانی فرآیندخدمت رسانی دربخش های مختلف ازجهت حقوقی شیوه ها ورویه ها راباروش های نوین انطباق دادندتا بتوانندخدمات غیرحضوری راتسهیل نمایند.بعلاوه درگذشته شیوه های سنتی خدماتی درحوزه های ثبت رسمی درکشوراعمال می شدوتنظیم وصدورسالانه بیش از۲۵ملیون سندمشکلات زیادی را به همراه داشت و درمواردی تخلفات بزرگی صورت می گرفت که سازمان ثبت اسناداطلاع دقیقی ازتخلفات نداشت که امروزه باشبکه های متمرکزوسیستمی ارتکاب این تخلفات تقریبا ازبین رفته است ونیزدرگذشته سازمان ثبت اسنادواملاک به نحودقیق ازچگونگی فعالیت دفاتراسنادرسمی وازدواج وطلاق درسرار کشوراطلاع نداشت وامکان رصددقیق فعالیت آنها وجودنداشت که درحال حاضربااجرای طرح نوین ثبت امکان نظارت برخط ومتمرکز همه فعالیت ها ی اجزای سازمان فراهم شده است .[۴]

[۱]  - [۱] - نقشینه ، وحید ، حکومت مداری خوب با دولت الکترونیک ، روزنامه ایران ، یکشنبه ۳۰/۲/۱۳۸۶ سال سیزدهم ، شماره ۳۶۴۲، ص ۱۶

[۲]  - - تویسرکانی ، دکتر احمد ، معاون قوه قضائیه ورئیس سازمان ثبت اسناد واملاک کشور ، ماهنامه سند ،نشریه سازمان ثبت اسناد واملاک کشور ، سال نهم ، شماره ۸۴، مهر وآبان ۱۳۹۲

[۳] - تویسرکانی ، دکتر احمد ، معاون قوه قضائیه ورئیس سازمان ثبت اسناد واملاک کشور ، ماهنامه سند ،نشریه سازمان ثبت اسناد واملاک کشور ، سال نهم ، شماره ۸۳، شهریور ۱۳۹۲

[۴]  - همان

اجرای کاداستر بر امور زیر موثر است

در کل میتوان اینگونه عنوان نمود که کاداستر به عنوان بستری مناسب برای انجام مشارکت در زمینه مدیریت زمین و دارایی زمین در سطحی جهانی و به صورت یکپارچه محسوب می شود.

رئوس کلی مزایای مطرح در مورد بکارگیری موثر سیستم های کاداستر عبارتند از:تضمین حقوق مالکیت,تضمین فعالیت های اعتباری از قبیل فعالیت بانک و بنگاه های بیمه,کمک به مدیریت بهینه بازار زمین به عنوان یکی از  بنگاه های اقتصادی پایه,تضمین نقل و انتقالاتی که در مورد زمین و داراییهای زمین به انجام می رسند,کاهش مناقشات مربوط به زمین و بالطبع کاهش حجم کاری محاکم قضایی,بهبود کنترل و نظارت بر کاربری اراضی,امکان تنظیم وانجام موثرترین برنامه های اصلاح اراضی , مدیریت موثر سرمایه گذاریهای هنگفتی که در زمینه تعاملات انسان و زمین به عمل می آیند و تضمین اخذ درآمدهای مالیاتی به صورت هرچه موثرتر.[۱]

الف-۴) نقش کاداستردرتثبیت مالکیت وبهبودامنیت حقوقی

نظام کاداستردراصل مشتمل بردوقسمت اساسی است که عبارتنداز:

۱ – قسمت فنی (نقشه برداری ):که هدف آن تهیه نقشه هائی  بامقیاس بزرگ مبتنی برنقشه برداری وفتوگرامتری است ‚که نمایانگرتقسیم یک منطقه به قطعات مختلف باخطوط مشخص کننده است واین نقشه ها مبتنی برمبنای سیستم مختصات جهانی تهیه می گردند.

۲ – قسمت توصیفی متضمن دفاتریاپرونده هائی است که حاوی ثبت نکات حقوقی (اسناد)یا تبعات حقوقی (مالکیت ها) وسایراوصاف فیزیکی یاانتزاعی مربوط به قطعات تصویرشده برروی نقشه است.

مجموعه اطلاعات این دوقسمت دربانک اطلاعات رقومی نگهداری شده وباعنایت به اینکه موقعیت هرملک باتوجه به مختصات واحدی که داردمشخص می گرددوبه اطلاعات حقوقی متصل می گرددباعث تثبیت مالکیت ها خواهدشد.

الف-۵) نقش کادستردرتسهیل اجرای وظائف سازمان ثبت

موضوع مکانیزاسیون ثبت وایجادبسترلازم جهت ارائه خدمات الکترونیکی درسازمان ثبت ازاهمیت فوق العاده ی برخوردار است که پیش نیازآن اصلاح سیستم ثبت بادیدکاداستروبه ویژه کاداسترنوین می باشد.

باتحقق این امرسازمان ثبت اسنادواملاک کشور‚اشراف کامل برحدودواقعی املاک ‚مستحدثات واراضی درکشورراخواهدداشت تابتواندپایه واساس تثبیت واستقرارمالکیت مشروع صاحبان املاک رافراهم نموده ودرنهایت وظائف خودرابادقت وسرعت وصحت کامل انجام دهد.

الف-۶) مزایای سیستم کاداستر

ازمزایای سیستم کاداستر‚رفع یا به حداقل رساندن دعاوی ملکی ‚ایجادامنیت درمالکیت ونظارت بیشتردولتهابرزمین ونقل وانتقالات آن وتسریع درانجام معاملات  وحذف واسطه گری درنقل وانتقالات املاک است که کنترل مؤثری برقیمت وروندافزایش یاکاهش آنها توسط دولت قابل اعمال خواهدبودوهمچنین کنترل کاربری اراضی نیزازمزایای کاداسترمی باشد.[۲]

ب ) :تعین تکلیف وضعیت ثبتی اراضی وساختمانهای فاقدسندرسمی

درراستای اجرای قانون وآیین نامه اجرایی قانون تعیین تکلیف وضعییت ثبتی اراضی وساختمان های فاقدسند رسمی نرم افزاری دراین خصوص طراحی وتولید گردیده است که شامل دوبخش اصلی است.بخش نخست آن  مربوط به پذیرش الکترونیکی تقاضاهاومدارک مرتبط است وبخش دوم آن مربوط به فرآیندهای دبیرخانه هیات موضوع ماده یک قانون است.

براساس ماده۴آیین نامه اجرائی قانون مذکور‚متقاضی صدورسندمالکیت بایدازطریق مراجعه به درگاه الکترونیکی سازمان ثبت اسنادواملاک کشورنسبت به تکمیل فرم تقاضانامه الکترونیکی واسکن مدارک ومستندات موردنیازاقدام نماید.پس ازتکمیل تقاضاوارسال الکترونیکی آن‚اطلاعات به صورت الکترونیکی به بانک اطلاعات دبیرخانه هیات واردشده ویک شماره یکتا به متقاضی تعلق می.ونیزاولویت بندی ونوبت دهی ‚ابلاغ ها واخطارها ‚صدوررای و….همگی ازطریق نرم افزار وبه صورت الکترونیکی انجام می شود.

[۱]  - [۱] - شیخ علیشاهی ،مهندس محمد ،مدیرکل کا داسترسازمان ثبت اسنادواملاک کشور ،  نشریه سند ، شماره ۷۱، خردادوتیر۹۱

[۲] - شیخ علیشاهی ،مهندس محمد ،مدیرکل کا داسترسازمان ثبت اسنادواملاک کشور ،  نشریه سند ، شماره ۷۱، خردادوتیر۹۱

گفتار دوم :سابقه ثبت الکترونیکی دردفاتراسناد رسمی

 قبل ازورودبه عمق بحث  ذکراین مطلب  قابل توجه است که درهنگام تهیه مطالب موردنیازپژوهش حاضرهنگامی که ازیکی ازسردفتران محترم درخصوص ثبت الکترونیکی سوال کردم وخواستم تاتفاوت آن راباثبت سنتی بیان نمایندنسبت به بکاربردن واژه “سنتی “حساسیت شدیدوخاصی رااز خودنشان دادند.ایشان این گونه تعبیرنمودندکه سنتی بودن ثبت بالاخانه ای رادرذهن متبادرمی کند که چندنفرنویسنده با جوهرومرکب سند می نوشتند وبعدثبت دفترمی کردند وتمبربر روی سند می چسباندندو……

البته منظوراینجانب ازسنتی بودن مقایسه کلی  زمان استفاده وبهره وری از فناوری جدیدجمع آوری اطلاعات وزمان قبل ازآن بود.لازم به ذکراست ایشان گنجینه بسیارارزشمندی برای اینجانب محسوب می شوندزیراباوجودمشغله زیادی که داشتندبی دریغ ومنت  اطلاعات موثق وبااهمیتی را دراختیارم قراردادند.ای کاش اجازه داده بودندتادراین پژوهش درمقام قدردانی نام ایشان راذکرنمایم.

اکنون‚درقرن بیست ویکم‚اگرکسی کامپیوترنداندبیسوادمحسوب می شود.بنابراین ازسال۱۳۷۲دفاتراسنادرسمی جهت مکتوب نمودن ونوشتن اسنادخودرابه تجهیزات نوین  ازقبیل دستگاه رایانه اسکنروپرینترمجهزنموده وکلیهاسنادخودرادرکامپیوتروتوسط نرم افزارهائی که دراین زمینه تهیه کرده بودندثبت می نمودند.وسامانه ای سنتی ‚قبل ازارائه ثبت آنی درحال اجرابوده است.

بنابراین می توان گفت ثبت الکترونیکی سندسابقه ای بیش از۲۰سال رادردفاتراسنادرسمی داردوتااین اواخرنرم افزارهای مورداستفاده دفاتربه یک بلوغ کاملی درتنظیم انواع اسنادرسیده بودوتمامی روال ها وفرآیندها یی که دردفترخانه برای کنترل هرچه بهتر امور نیاز داشت درنرم افزار پیش بینی شده بود.

نرم افزارهای مذکور از شرکت های خاصی تهیه می شدکه پس ازنصب فقط درهمان سیستمی که کاربر باآنکارمی کردجوابگو بودوعلاوه براین هزینه های زیادی رابه دفاترتحمیل می کرد.

لازم به ذکر است طبق اظهارات یکی ازسردفتران محترم وباسابقه حوزه تهران ازسال ۵۸پس ازپیروزی انقلاب اسلامی اسامی افرادی که ممنوع المعامله بودند اعلام می شدودفترخانه هابدینوسیله بانک اطلاعاتی کاملی ازاین افرادجمع شده بودواین کاری بودکه سازمان ثبت انجام نداده بود.

به گفته سرپرست دفترتوسعه  فناوری اطلاعات سازمان ثبت اسنادواملاک کشورکارگروه ثبت آنی باتشکیل جلساتی درشهریورماه سال ۹۰ لغایت خرداد۹۱(۹ماه) باهمکاری کانون سردفتران ودفتریاران مرکز تشکیل گردید.دراین کارگروه تمام مفاهیم ثبت آنی به بحث گذاشته شدومختصات وتعاریف آن دراین کارگروه انجام گرفت وبه موازات آن فازشناخت وتحلیل فرآیندهای درون دفاتراسنادرسمی آغاز گردیدکه تمامی فرآیندهای درون دفاتراسنادرسمی برای صدورسندرسمی مدل سازی شده واطلاعات آن  پایه ای برای تولیداین نرم افزار قرارگرفت (باتوجه به آنکه سامانه ای سنتی ‚قبل ازارائه ثبت آنی درحال اجرابوده است‚فرآیندهای سامانه ثبت آنی به صورت مستنداحصاشده است ودرنهایت با تغییردرمنطق ومحتوای فرآیندها ازسامانه ثبت آنی به الکترونیکی انتقال یافته است.سپس نسخه اول نرم افزارثبت آنی در۱۱دفترخانه تهران اجراگردیدوبدین ترتیب ایرادکارشناخته واقدامات لازم درجهت تکمیل آن انجام پذیرفت ونرم افزارهایی که درحال حاضرنهائی شده است درمراحل مختلف باکمک خودسردفتران تائیدشده است.

بیش ازهزار نفرساعت کارآموزشی چهره به چهره نیزجهت اجرای موفق این پروژه برای سردفتران اسنادرسمی وکارکنان واحدهای ثبتی کشوربرگزارشده است.